新人の壁｜土木の書類関係が大変だと感じた時に実践したい5つのコツ

書類をまとめるのって大変ですよね。
どれだけやっても書類が終わらないよ、ってこともあると思います。
土木の書類は官公庁の書類が多いので、本当に大変ですよね。

という疑問を抱えてる方のお悩みを解決する記事になっています。

なぜなら、実際に私がどういった書類を官公庁に提出しているか具体例を示し、それに対しての対応を記載しています。

記事では、私が実践している5つのコツのご紹介致します。

この記事を読むことで、土木の書類を整理する上で、基本的なことが身につけられます。

どういった書類が多いのか？

土木工事で提出が必要な書類を簡単に書いただけでもこんなにあります。

発注者によっては、写真や図面などは電子ファイルで提出になるケースもあります。提出書類はマニュアル化されているので、マニュアルも参照して見てください。

これは関東地方整備局ですが、他の地方や県でも大まかな内容に変わりはありません。
細かい部分での違いはありますので、そこは確認をお願いします。

これを全部事務員が製作するのか、というと、そういうわけではなく、出来高管理図表など、実際に施工した人にしか分からない書類は、主任技術者など、現場監督が作成することがほとんどです。

実践したい5つコツ

それでは、実施したい5つのコツを記載します。

では、1つずつ説明したいと思います。

提出する書類の一覧の概要を把握する

一番大切なのがこれです！

せっかく書類を作成しても、何の書類を作っているのか理解していないと意味がありません！
これは土木工事に限った事ではなく、どの仕事でも通用する内容だと思います。
また、提出する書類がマニュアル化されているからこそ、概要の把握が簡単だと思います。

施工前、施工中、施工後とキッチリ書類を区別し、先にファイルを作成し、いつでもファイリング可能にする

これも基本的な事項です。
書類を作成してからファイリングするのではなく、先にファイルを作成し、タグを付け、いつでもファイリング可能にしておくと整理が簡単です。
また目次までつけておいておけば、更に楽です。

どの書類まで作成したか、そして次にどの書類を作成すればいいか、把握することが簡単になります！

フォーマット(書式化)出来る書類は書式化する

やっぱり基本的な事項です。
提出する書類の書式が大きく変化することは無いのですから、フォーマット化してしまえば、後は変更のみで済みます！
逆に、施工体制台帳などは、フォーマットそのものが各自治体のWebサイトに掲載されてたりしますので、活用するのが一番です。

必ず他人にチェックしてもらう

作成した書類は提出前に必ず他人にチェックしてもらいましょう。
自分で制作した書類というものは、意外と間違いに気がつかないものです！
後で修正も可能だと思いますが、提出前にチェックしてもらうのが一番確実です。

写真整理は貯め込まない

私は土木工事だけでなく、解体工事の書類を作成することもあるのですが、この解体工事の時は写真整理をし、書類化することもあります。

工事において現場写真は重要な書類の1つです。

私が直接担当した工事ではありませんが、写真だけで厚さ10cmのファイル1冊使った工事もあります。
それくらい写真がありますので、貯め込んでしまうと、整理するだけで時間がかかってしまいます。
また後で整理すると、この日の工事内容は．．．と、記憶に頼ったり、工事日報に頼ったりと、かえって手間が増えます。

工事内容を把握しているうちに整理するのがポイントです！

まとめ

私が実践しているコツについてまとめました。

一番のポイント：書類作成を貯め込まない！
書式が決まっている物が多いので、この一言に尽きると思います！

現場管理の人は、更にCADで書いた図面などの提出が必要になるわけですから、大変ですよね。
実際の工事では、今まで書いてきた書類だけでなく、マニフェスト、資材伝票、材料証明書など管理するものは更に多いです。
またファイリングする必要はありませんが、工事日報、週間工程表などの作成もあります。
週間工程表はマニュアルによると提示ですが、実際には担当者に提出することになります。

ですから、余計に貯め込まず、必ずチェックしてもらって、どんどんファイリングしていきましょう。
少しでも参考になれば、幸いです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。